Logiciels de caisse sécurisés : quelles obligations pour les entreprises ?

Toute entreprise soumise à la TVA qui encaisse des paiements de clients particuliers à l’aide d’un logiciel ou d’un système de caisse doit utiliser un outil sécurisé et conforme aux exigences de l’administration fiscale.

🎯 Objectif : garantir l’intégrité et la traçabilité des données d’encaissement.

Qui est concerné ?

Sont principalement concernés :

• les professionnels assujettis à la TVA
• qui réalisent des ventes ou prestations auprès de particuliers
• et qui utilisent un logiciel ou un système de caisse pour enregistrer les paiements

Ne sont pas concernés :

• les professionnels non soumis à la TVA (franchise en base ou exonération)
• les entreprises dont la clientèle est exclusivement professionnelle (B2B)

L’utilisation d’un logiciel de caisse est-elle obligatoire ?

Non.

Un professionnel peut encaisser ses clients sans utiliser de logiciel de caisse.

En revanche, dès lors qu’un logiciel ou un système de caisse est utilisé, celui-ci doit respecter quatre exigences prévues par l’administration fiscale :

• inaltérabilité des données
• sécurisation
• conservation
• archivage

Ces règles s’appliquent quel que soit le mode de paiement utilisé.

Quels logiciels sont concernés ?

L’obligation concerne tout logiciel ou système intégrant une fonctionnalité de caisse, notamment ceux permettant :

• l’enregistrement d’un paiement
• le suivi des encaissements

Un logiciel multifonction peut également être concerné s’il permet d’enregistrer des paiements avant leur intégration définitive dans la comptabilité.

Comment justifier la conformité du logiciel ?

L’entreprise doit être en mesure de présenter un justificatif attestant de la conformité du logiciel aux exigences fiscales.

Deux possibilités existent :

• un certificat délivré par un organisme accrédité
• une attestation individuelle fournie par l’éditeur du logiciel

📌 À noter : la loi de finances pour 2026 réintroduit la possibilité pour les éditeurs de logiciels d’auto-certifier leurs solutions, via une attestation conforme au modèle fixé par l’administration.

L’entreprise doit veiller à ce que le certificat ou l’attestation corresponde bien à la version du logiciel utilisée.

En cas de contrôle fiscal

L’administration fiscale peut demander ce justificatif :

• lors d’une vérification de comptabilité
• lors d’un contrôle inopiné dans les locaux de l’entreprise

⚠️ En l’absence de certificat ou d’attestation :

• amende de 7 500 € par logiciel ou système non conforme
• délai de 60 jours pour régulariser la situation